Tutorial: Die Datenzusammenführung mit InDesign

Eine umständliche und händische Erstellung druckfertiger Visitenkarten für die gesamte Belegschaft lässt sich ganz simpel mit einem Datensatz aus Microsoft Excel und dem Layout- und Satzprogramm InDesign umgehen. Was im Zieldokument (Druckdaten) unterschiedlich sein soll, ist in der Datenquelldatei in Feldern und Datensätzen festgehalten. Das Zieldokument selbst ist ein InDesign-Dokument, welches die Datenfeld-Platzhalter, die Maske, den Text und alle unverändert bleibenden Elemente enthält. Neben den personellen Daten wie Name oder Email-Adresse der Mitarbeiter lassen sich mit der Datenzusammenführung übrigens auch die zugehörigen Portrait-Fotos einfügen. Und sollte sich in der Belegschaft einmal etwas ändern, so lassen sich über den verknüpften Datensatz einfach neue Daten eingeben und anschließend in InDesign aktualisieren. Die Geschäftsausstattung für den neuen Kollegen ist so im Handumdrehen erstellt und bereit für den Druck.

Als erstes müsst ihr euch also nun zunächst mit Microsoft Excel oder auch jedem anderen x-beliebigen Tabellenkalkulationsprogramm den Datensatz erstellen. Dazu öffnet ihr euch einfach über Strg+N eine neue Tabelle. Von der Struktur her ist diese Tabelle dann am Ende so aufgebaut, dass ihr in der obersten Zeile die spezifischen Informationen wie Vorname, Name, Position im Unternehmen, Mailadresse usw. festlegt (hier hellblau hinterlegt). Ab der darunterliegenden Zeile folgen dann die einzelnen Informationen zu den jeweiligen Mitarbeitern (hier rot unterlegt). Ganz wichtig ist, dass ihr innerhalb einer Zeile, um von einem Feld ins andere zu gelangen, die Tabulator-Taste benutzt. Denn der Tabulator ist später für InDesign das Zeichen mit dem das Programm erkennt, dass es sich hier um ein neues Merkmal handelt.

Über den Menüpunkt Datei / Speichern unter speichert ihr diesen Datensatz nun als TXT-Datei ab. Wichtig ist, dass ihr dabei entweder „Tabstopp – getrennt“ oder in einigen älteren Versionen als „Tabstoppgetrennter Text“ bezeichnet, auswählt. Die nach dem Klick auf Speichern aufklappenden Warnungen könnt ihr getrost ignorieren und mit OK und Ja wegklicken. Dann müsst ihr nach dem Speichern unbedingt das aktive Excel-Dokument schließen, um die Datenzusammenführung im InDesign erfolgreich zu gestalten.

Jetzt könnt ihr schon zu eurer fertig designten Visitenkarte in Adobe InDesign wechseln. Ich habe mir diese Vorlage hier heruntergeladen. Dort öffnet ihr über Fenster / Hilfsprogramme / Datenzusammenführung das Fenster „Datenzusammenführung“. In diesem Fenster geht ihr nun im Bedienfeldmenü auf den Menüpunkt Datenquelle auswählen. Hier wählt ihr die zuvor abgespeicherte TXT-Datei aus. Nun seht ihr schon, dass im Bedienfeld die einzelnen Kategorien aufgeführt werden.

Jetzt müsst ihr die in Excel definierten Kopfzeilen in eurem InDesign-Dokument zuweisen. Dazu wählt ihr mit dem Text-Werkzeug (T) zunächst den Vornamen aus und klickt dann im Bedienfeld „Datenzusammenführung“ auf die Schaltfläche für den Vornamen. Dann seht ihr, wie auf eurer Visitenkarte der Text <> eingefügt wird.

Das wiederholt ihr nun für alle anderen Informationen wie Nachname, Position usw.. Wenn ihr zwischendurch eure Ergebnisse kontrollieren wollt, braucht ihr lediglich den Haken bei „Vorschau“ setzen. Oben seht ihr das Ergebnis ohne Vorschau und unten dann im Vorschau-Modus.

Im Vorschaumodus könnt ihr euch nun durch alle Datensätze durchklicken. Ich habe hier der Einfachheit halber mal nur fünf erstellt, aber das Ganze funktioniert natürlich auch mit 25, 100 oder mehr Datensätzen. Wenn ihr nun alles korrekt eingerichtet habt, dann könnt ihr im Bedienfeldmenü auf „Zusammengeführtes Dokument erstellen“ gehen. Im neuen Fenster habt ihr nun zahlreiche Einstellmöglichkeiten. Ihr könnt zum Beispiel festlegen, ob ihr alle Datensätze (hier also 1-5), nur einen Datensatz (z.B. Nummer 3) oder einen Bereich (also z.B. die Datensätze 3 bis 5) zusammenführen wollt. Wenn ihr also nur für eine bestimmte, neue Mitarbeiterin eine aktuelle Visitenkarte erstellen wollt, so lasst ihr lediglich nur diesen einen Datensatz zusammenführen. Habt ihr hingegen eine neue Abteilung gegründet, so könnt ihr gleichzeitig für alle Mitarbeiter dieser Abteilung neue Visitenkarten erstellen. Den Rest der Einstellungen könnt ihr hier eigentlich so belassen. Es ist lediglich noch sinnvoll, im Reiter „Optionen“ den Haken bei „Leerzeilen für leere Felder entfernen“ zu setzen.

Nach Klick auf OK wird euch nach kurzer Zeit ein neues Dokument erstellt, in dem ihr alle Seiten mit den unterschiedlichen Daten wiederfindet. Da meine Visitenkarten-Vorlage hier Vor- und Rückseite hat und ich fünf Datensätze ausgelesen habe, bekomme ich also als Ergebnis 10 Seiten. Durch diese könnt ihr euch nun im Fenster „Seiten“ durchklicken.

Das Ganze müsst ihr nun nur noch über Datei / Exportieren in einem PDF-Dokument abspeichern. Hier könnt ihr zum Beispiel festlegen, in welches PDF-Format eure Datei konvertiert werden soll oder ihr könnt ihr festlegen, ob ihr alle Seiten oder doch nur einzelne Seiten umwandeln wollt.

Wenn ihr nun feststellt, dass sich Daten eurer Mitarbeiter geändert haben, dann müsst ihr diese in der Quelldatei ändern. Also entweder ihr öffnet wieder eure Excel-Tabelle, ändert diese und speichert die abgeänderte Tabelle dann wieder als TXT-Datei ab oder ihr ändert die Daten gleich in der TXT-Datei. Wenn nun also durch eine Hochzeit zum Beispiel aus der Sekretärin Julia Götze die Frau Junghans geworden ist (Feld rot hinterlegt), so müsst ihr dies nur in der Excel- oder der TXT-Datei ändern, dann wieder abspeichern und abschließend die Datei im Excel wieder schließen. Zu Demonstrationszwecken habe ich sie hier für euch aber mal noch offen gelassen. Im InDesign braucht ihr dann nur, wenn ihr die alte Datei überschrieben habt, auf das Bedienfeldmenü „Daten aktualisieren“ klicken. Solltet ihr hingegen den geänderten Datensatz unter einem neuen Namen abgespeichert haben, so müsst ihr zunächst die alte „Datenquelle entfernen“ und dann die neue „Datenquelle auswählen“.

Ihr könnt auf den Visitenkarten natürlich auch noch das Bild eines jeden einzelnen Mitarbeiters hinzufügen. Dazu habe ich hier mal den Firmennamen etwas nach rechts verschoben. Dann müsst ihr mit dem Werkzeug Rechteckrahmen (F) einen Grafikrahmen in euer InDesign-Dokument einfügen.

Nun müsst ihr wieder zu Microsoft Excel wechseln und geht dort in der ersten Zeile auf die letzte mit Text gefüllte Spalte (hier: „Mail“). Mit der Tabulatortaste wechselt ihr nun in die nächste Spalte. Damit InDesign dann später erkennt, dass es sich bei dieser Eigenschaft nicht nur um Text, sondern um ein Bild handelt, müsst ihr ein @-Symbol vor die Kennzeichnung setzen. Da dieses Symbol in Excel eigentlich für Funktionen reserviert ist, kann es sein, dass diese Eingabe von Excel nicht akzeptiert wird. Abhilfe schafft ihr, indem ihr vor das @-Symbol noch ein Apostroph (‚) setzt. Dann fügt ihr in den Zeilen darunter die jeweiligen Quellpfade für die entsprechenden Fotos ein.

Auch diesen Datensatz müsst ihr nun wieder als „Tabstoppgetrennten Text“ abspeichern. Dann schließt ihr die Excel-Tabelle wieder und aktualisiert die Datenquelle in InDesign bzw. wählt die neue Datenquelle aus, nachdem ihr die alte Quelle entfernt habt. Mit dem Auswahl-Werkzeug (V) klickt ihr nun auf euren Grafikrahmen und dann aktiviert ihr im Fenster „Datenzusammenführung“ die neu aufgetauchte Schaltfläche „Bild“. Und wie von Geisterhand tauchen nun alle Fotos der jeweiligen Mitarbeiter in diesem Rahmen auf.

Wenn ihr die komplette Datenzusammenführung mit InDesign noch einmal Schritt für Schritt nachvollziehen wollt, so steht euch in diesem Download-Paket die Quelldatei und die fertige IDML-Datei zur Verfügung.