Das Messepersonal: Der Schlüssel zum Erfolg

Der Eindruck, den ein Besucher von seinem Aufenthalt auf Ihrem Messestand mitnimmt, wird ihn in seiner späteren Entscheidung maßgeblich beeinflussen. Denn er projiziert seine Erfahrungen bereits in die Zukunft und fragt sich: „Will ich bei diesem Unternehmen Kunde sein?“ Lesen Sie nachfolgend, auf was Sie bei der Auswahl und Vorbereitung Ihres Messeteams achten sollten, damit Besucher Ihren Messestand mit einem Lächeln verlassen.

Der Messealltag bedeutet ein Arbeiten im Ausnahmezustand für Ihr Messepersonal

Die Arbeit auf der Messe ist für Ihr Messepersonal nicht mit dem Berufsalltag zu vergleichen. Während sich ein Verkäufer im Tagesgeschäft auf das Gespräch mit einem potenziellen Kunden vorbereiten kann, wird er auf der Messe im Minutentakt von Fremden angesprochen – und das gelegentlich in einer Fremdsprache, die der Verkäufer gar nicht oder nur minimal beherrscht. Gerade auf größeren B2B-Fachmessen sind häufig Besucher oder Investoren aus dem Ausland vertreten. Das löst bei einigen Mitarbeitern Unbehagen aus. Die Folge: sie wirken verunsichert und rattern sklavisch die Produktfeatures runter, ohne den Besucher nach dem Grund seines Besuches zu fragen. Andere flüchten sich in die Küche, sobald sich ein fremder Besucher nähert. Viele dieser Unsicherheiten können Sie durch eine frühzeitige Einbindung des Vertriebsteams in die Messeplanung verhindern.

Erfahrungsgemäß wird es trotz dessen Mitarbeiter geben, die mit dem harten Messeeinsatz nicht klar kommen. Aus diesem Grund sind einige Aussteller dazu übergegangen, nur als „messetauglich“ geprüfte Verkäufer einzuplanen.

Messepersonal-Auswahl – das Anforderungsprofil

Jede Messe ist anders. Sowohl Ihre Ziele als auch die Besucher werden immer andere sein. Daher ist es empfehlenswert, für jede Beteiligung entsprechend Ihren Messezielen ein Anforderungsprofil zu erstellen. Daraus wird sehr schnell ersichtlich, ob Sie zusätzlich zum Vertrieb weitere Spezialisten wie Techniker, Produktmanager oder Mitarbeiter aus dem Kundenservice brauchen. Zum Beispiel spielen bei internationalen Messen auch Aspekte wie interkulturelle Erfahrung oder Fremdsprachenkenntnisse eine große Rolle.

Auch technische Kompetenz sollte bei der Wahl des Messepersonals berücksichtigt werden.

Personalstruktur Ihres Messestandes

In der Regel lässt sich ein Messestand in vier Arbeitsbereiche gliedern:

• Besucher-/Kundenbetreuung ➔ Informationstheke + Verkäufer
• Exponate-Demonstration ➔ interne Techniker und/oder externe Demonstratoren
• Standservice (Catering) ➔ interne oder externe Hostessen
• Standorganisation ➔ meist im Zuständigkeitsbereich des Marketing

Vorteile intern besetzter Messeteams

Selbstverständlich ist die interne Besetzung der Empfangs-/ Informationstheke einer fremden Hostess grundsätzlich vorzuziehen. Vor allem MitarbeiterInnen aus Geschäftsleitung und Vertrieb kennen jeden Kunden und seine Befindlichkeiten. Sie können besser abschätzen, ob und wie lange sie einen Kunden „parken“ können, weil sein Ansprechpartner noch belegt ist. Selbst Wettbewerber sind Ihnen in der Regel vertraut. Sie wissen auch, wann sie einen Vertriebsleiter oder Geschäftsführer in einem Gespräch stören können und wann nicht. Aufgrund ihrer internen Kenntnisse können sie Besucher wesentlich einfacher einem Kollegen zuordnen als eine fremde Person.

Das Gleiche gilt für den Servicebereich. Auch hier sind die internen Kenntnisse von unschätzbarem Vorteil für die Kommunikation mit den Besuchern. Je nach Standgröße und Catering-Umfang ist es sinnvoll, für den eigentlichen Küchendienst externe Hilfe zu engagieren, während die Gästebetreuung von internen MitarbeiterInnen durchgeführt wird.

Übrigens: Externes Messepersonal können Sie bei der Messegesellschaft, freien Hostessen-Agenturen oder bei Jobruf, dem studentischen Servicekräfte-Dienst, buchen.

Exzellente Messepersonal-Vorbereitung und -Ausstattung sind ein MUSS

Verkäufer, die erst am letzten Aufbautag Messeziele, Exponate und Standaufteilung kennenlernen, werden nicht sehr motiviert an ihre Arbeit gehen. Ein professionell vorbereitetes Messepersonal muss den Markt mindestens so gut kennen wie der Fachbesucher. Es versteht sich von selbst, dass die Mitarbeiter in Bezug auf die eigenen Exponate Profis sind. Sollten Sie auf der Messe für die Erklärung der gezeigten Exponate keine Techniker des Hauses mitnehmen, müssen Ihre Verkäufer absolut sattelfest im Umgang mit der Technik sein. Hierzu zählen selbstverständlich:

• Frühzeitiges Produktneuheiten-Training
• Frühzeitiges Demonstrations-Training für die ausgestellten Exponate

Lassen sich Ihre ausgestellten Exponate von verschiedenen Branchen nutzen, ist es für das Messegespräch vorteilhaft, wenn Sie branchenspezifische Präsentationen mit Argumentationen, Nutzenversprechen und Referenzen für das Messepersonal vorbereiten.

Neben den branchenspezifischen Präsentationen könnten weitere Unterlagen für das Messegespräch hilfreich sein. Die Auswahl der Instrumente hängt von Ihren Messezielen ab:

• Kundennutzen-Argumentationshilfen für Ihre Exponate
• Applikations-Präsentationen
• Wirtschaftlichkeitsberechnungen
• Präsentation mit Referenzanlagen
• ausreichende Menge an Visitenkarten + Namensschilder usw.

Selbstverständlich sollten Sie auch alle verfügbaren Informationen zu Ihren Wettbewerbern zusammentragen: Produktneuheiten, deren Features, Vor- oder Nachteile gegenüber Ihren Produkten usw. Gehen Sie davon aus, dass Ihr Gegenüber auf der Messe extrem gut vorbereitet sein wird.

Messetraining – Vorbereitung auf das Messegespräch

Die Art und Weise wie Ihr Messepersonal die Gespräche mit Ihren Messebesuchern führt, wird den Erfolg Ihrer Beteiligung maßgeblich beeinflussen. Ein kurz vor der Messe durchgeführtes Rhetoriktraining bei dem Standardformulierungen andressiert werden, ist allerdings genauso kontra-produktiv wie ein Benimmkurs in letzter Minute oder der Lauf über heiße Kohle, der gerne als Motivationstraining angeboten wird.

Das Trainingskonzept für Ihre Messebeteiligung sollte inhaltlich auf Ihre Marketing- und Messeziele ausgerichtet sein. Ein professioneller Trainer wird Ihr Team mit fachlichen Informationen und deren verkaufstechnischer und verkaufspsychologischer Umsetzung vertraut machen. Ideal ist es natürlich, wenn Ihr Verkaufsteam bereits ein langfristig angelegtes Verkäufertraining durchlaufen hat. In diesem Fall reicht ein Auffrischungstraining, welches sich primär mit den Besonderheiten des Messegespräches befasst:

• Ansprache des Besuchers
• Identifikation des Besuchers
• Analyse des Besucherbedarfs
• Wecken des Problembewusstseins des Besuchers
• Präsentation und Argumentation des Lösungsansatzes
• Preisnennung und Preiserklärung
• Kaufsignale erkennen
• verbindliche Vereinbarung
• bewusste Gesprächsbeendigung und Verabschiedung

Hinzu kommen noch Themen wie Körpersprache, Umgang mit kritischen Situationen usw. Mit dieser Vorbereitung wird Ihr Messepersonal selbstbewusst und motiviert den Messealltag bewältigen.

Das Trainingskonzept sollte inhaltlich auf Ihre Marketing- und Messeziele ausgerichtet sein.

Online-Messebriefing als effiziente Messepersonal-Vorbereitung

Online-Workshop

Falls in Ihrem Unternehmen die interne Kommunikation über Intranet oder Videokonferenzen bereits möglich ist, sollten Sie diese Instrumente für die Messevorbereitung Ihres Messepersonals nutzen. Ideal ist ein Online-Messe-Kick-Off-Workshop bereits einige Monate vor der Messe. Ihr Messepersonal kann sich so virtuell mit der Messeneuheit vertraut machen, die Messeziele kennenlernen und sich gemeinsam Zielgruppen und den Messeprozess erarbeiten.

Virtueller Messestand

Vor allem bei größeren Messeständen kann ein virtueller Messestand im Intranet eine ideale Lösung sein, um alle Teammitglieder mit den Standbereichen und den persönlichen Aufgaben der jeweiligen Mitarbeiter vertraut zu machen. Selbst Ihr Messetraining könnte mit Hilfe eines Webinars wesentlich effizienter gestaltet werden als ein Präsenztraining, an dem aus Kostengründen dann doch nicht alle Verkäufer teilnehmen können.

Corporate Behaviour

Wurden die firmeninternen Vorgaben für Corporate Behaviour oder Dress-Code einmal verbindlich verabschiedet, kann jedes Teammitglied diese Informationen jederzeit im Intranet abrufen und sein Wissen auffrischen.

Gelebter Teamgeist produziert positive Stimmung

Für den Besucher spielt es zunächst keine Rolle, welche Position ein Standmitglied im Unternehmen einnimmt. Er nimmt als erstes die Stimmungslage auf dem Messestand wahr. So sollte sich grundsätzlich jedes Mitglied des Standteams für jeden Besucher zuständig fühlen und ihn begrüßen. Die Vermittlung an den eigentlich zuständigen Kollegen sollte, wann immer möglich, persönlich geschehen. Mit anderen Worten: Ein Messeteam, welches sich auf Zuruf versteht und gemeinsam Probleme löst, produziert eine positive Stimmung. Das Messepersonal sollte trotz aller Hektik seine Gastgeberrolle leben und grundsätzlich freundlich und verbindlich reagieren. Einerseits erleichtert eine positive Grundstimmung den Team-Alltag, andererseits macht sie den Messestand für den Besucher attraktiv.

Eine positive Grundstimmung Ihres Messepersonals macht den Messestand für Besucher attraktiver.

Messekleidung stärkt den Teamgeist

Dieses heiß diskutierte Thema wird schnell mit Uniformität abgetan und stößt in vielen Fällen auf eine hartnäckige Abneigung. Dabei kann eine gut überlegte Auswahl sogar zum Markenzeichen des Unternehmens werden. Wichtig ist, dass die ausgewählte Kleidung für den anstrengenden Messeeinsatz auch wirklich gut geeignet ist. Dabei spielen Materialauswahl, Schnitt und Farbe die entscheidende Rolle. Schließlich muss sich jedes Teammitglied in der Kleidung wohl fühlen. Der Kleidungsstil (formal oder leger) hängt primär davon ab, in welcher Branche das Unternehmen tätig ist. Nicht immer muss es für Verkäufer ein Anzug mit Krawatte sein. Eine hochwertige Jeans mit ebenso hochwertigem Poloshirt kann für ein junges IT-Team genau die richtige Wahl sein.

Grundsätzlich stärkt der einheitliche Messeauftritt den Teamgeist. Besonders dann, wenn auch das Management bereit ist, die Messekleidung zu tragen. Auch die Außenwirkung einer einheitlichen Messekleidung ist nicht zu unterschätzen. Vor allem an großen Messeständen hilft sie den Besuchern, im Menschengewühl ihre möglichen Ansprechpartner auf Anhieb zu erkennen.

Standeinweisung für Ihr Messepersonal – eine motivierende Auftaktveranstaltung

Viele Aussteller schrecken aus Kostengründen davor zurück, das gesamte Messepersonal am Abend des letzten Aufbautages bereits anreisen zu lassen. Und so lernt das Messepersonal den Messestand, externe Mitarbeiter und in einigen Fällen sogar die Produktneuheit frühestens am ersten Ausstellungstag kennen. Im schlimmsten Fall müssen sich diese Verkäufer selbst noch am Stand orientieren, obwohl bereits die ersten Besucher in der Halle unterwegs sind.

Viel motivierender ist eine gemeinsame Standeinweisung am letzten Aufbautag, dessen Programm so gestaltet sein könnte:

• Vorstellung aller Standmitglieder (wichtig vor allem bei internationalen Messepersonal und externen Mitarbeitern)
• Gemeinsamer Rundgang (vor allem bei großen Ständen notwendig)
• Einweisung in die Arbeitsbereiche: Vertrieb, Produktpräsentation, Infotheke, Bar, Küche
• letzte Absprachen über Abläufe
• technischer Probelauf (Produktdemonstration, Video-Präsentationen, Vortrag usw.)

Beendet wird das Ganze dann durch ein gemeinsames Abendessen. So ist Ihr Messepersonal von der ersten Messestunde an voll einsatzbereit.

Tanken Sie Energie mit einem Fitness-Programm

Messe ist Knochenarbeit, sowohl physisch als auch psychisch. Dem begegnen Sie am besten, indem Ihr Team körperlich und geistig fit ist. Und das bedeutet: Viel Schlaf, wenig Alkohol, genügend Vitamine und viel frische Luft. Schicken Sie Standmitarbeiter immer mal wieder kurz aus der Halle an die frische Luft. Verzichten Sie bei der Standverpflegung auf den Dauerbrenner Würstchen und wählen Sie stattdessen frisches Obst, Säfte, Joghurt, Nüsse, Salate, Gemüsedips oder ähnliches. Ihre Besucher werden es Ihnen ebenfalls danken! Anstelle von kleinen Schokotafeln mit Logo wählen Sie Traubenzucker mit Firmenlogo als willkommene Energiespender.

Bieten Sie Ihrem Messepersonal auch Entspannungsmöglichkeiten. Anstelle des allseits beliebten und von Verkäufern erwarteten Kneipenbummels oder dem Absacker an der Hotelbar, planen Sie wirklich entspannende Alternativen. Vielleicht ein gemeinsamer Kartbahn-, Kino- oder Kabarettbesuch? Eine gemütliche Skatrunde, ein abendlicher Waldspaziergang oder eine gemeinsame Radtour zu einem netten Ausflugslokal in der Nähe Ihres Messehotels? Entwickeln Sie eine kraftspendende Fitnessstrategie, die Ihr Messepersonal für den harten Messeeinsatz benötigt, um über mehrere Tage voll konzentriert zu arbeiten.