Das Messegespräch vorbereiten: Ein wichtiger Bestandteil der Messeplanung

Wer einen Messestand betritt, hat meist Interesse am Unternehmen, an einem bestimmten Produkt oder an einer Dienstleistung. Doch was dann passiert, ist leider viel zu oft Realität bei Messen: Interessierte Besucher werden weder freundlich begrüßt, noch werden ihnen die Informationen vermittelt, für die sie sich interessieren.

Keiner geht auf sie zu, keiner fühlt sich zuständig und so werden große Chancen vertan. Jedem Messeaussteller sollte klar sein, dass eine Innovation oder ein ansprechender Stand alleine nicht ausreichen, um viele Messebesucher zu informieren oder eine mögliche Geschäftsbeziehung mit ihnen aufzubauen.

Viele Studien und empirische Untersuchungen haben gezeigt, dass es gerade die Ansprache des Kunden ist, die über den Erfolg und Misserfolg entscheidet. Bereiten Sie Ihr Standpersonal gut auf die Messegespräche vor. Nur durch solch eine gute Vorbereitung kann es gelingen, aus Messegesprächen neue Kontakte zu knüpfen oder neue Aufträge zu erhalten. Mit diesen Tipps überzeugen Sie und Ihre Mitarbeiter die Besucher.

Beginnen Sie rechtzeitig mit den Vorbereitungen

Bereits 12 Monate vor dem Messetermin sollten Sie mit den Vorbereitungen Ihres Messeauftritts beginnen. Die Bewertung vorangegangener Messen kann Ihnen dabei eine große Hilfe sein. Im Hinblick auf Ihr Messepersonal können Sie ebenfalls Ihre Erfahrungswerte einbringen. Beziehen Sie von Beginn an Ihr Personal mit in die Analyse und Planung der Messe ein. Folgende Fragen können Sie sich stellen:

• Wie liefen die vergangenen Messegespräche?
• Wie viele neue Kontakte sind aus den Messegesprächen entstanden und wie viele Aufträge haben sich daraus ergeben?
• Wie können wir die Messegespräche noch besser vorbereiten und mehr neue Erstkontakte generieren?

Die Qualität der Messegespräche ist überwiegend auch von Ihrem Messepersonal abhängig. Denken Sie daran, dass diese Mitarbeiter Ihr Unternehmen repräsentieren. Sie sollten deshalb bei Ihrer Vorbereitung darauf achten, die Präsenz von Fachexperten und Personal aus den verschiedenen Bereichen wie Vertrieb oder Marketing zu sichern. Spätestens 3 Monate vor dem Messetermin sollte klar sein, wer den Stand betreut. Auch Ihre Mitarbeiter, die nicht an der Messe teilnehmen, müssen über den Messeauftritt gut informiert sein. Ein gutes Back Office ist viel wert.

Hinterlassen Sie einen guten Eindruck

Der erste Eindruck ist bei einer Messe entscheidend. Dazu zählt vor allem die nonverbale Kommunikation. Freundlichkeit, Höflichkeit und Aufgeschlossenheit sind wichtige Grundvoraussetzungen, die Ihr Messepersonal mitbringen sollte. Welcher Besucher steuert schon gerne einen Stand an, an dem ein schlecht gelaunter Mitarbeiter sitzt, welcher sich an seiner Kaffeetasse festklammert und mit seinem Kollegen unterhält? Ihr Messepersonal sollte aufmerksam sein und Freundlichkeit sowie ein natürliches Lächeln können manchmal Wunder bewirken.

Für die Ansprache gilt es, keine geschlossenen Fragen zu stellen. Vermeiden Sie in jedem Fall die Frage “Kann ich Ihnen helfen?”. Meistens wird diese Frage verneint, wodurch die Chance für einen Einstieg ins Gespräch vertan ist. Entwickeln Sie daher Gesprächsleitfäden, die Ihr Personal verinnerlicht. Dabei sollte es darum gehen, gezielt Fragen zu stellen – denn wer fragt, der führt. Eine gute Fragetechnik hilft dabei, ein klares Bild von den Wünschen des Gesprächspartners zu erhalten. Auch unter Stress sollten Sie immer menschlich bleiben. Ihre Kunden und Mitarbeiter werden es Ihnen danken. Ihre gestressten Kunden sollen durch ein Gespräch bei Ihnen nicht zusätzlich unter Druck geraten. Stattdessen sollten Sie darauf achten, dass Sie sich durch eine angenehmen Atmosphäre an Ihrem Stand wohl fühlen. Hektik und Unruhe sind besonders für einen positiven ersten Eindruck Gift. Auch Ihre gut vorbereiteten Mitarbeiter gehen motivierter in Gespräche, wenn sie häufiger mal ein “Danke” für ihre geleistete Arbeit bekommen.

Genügend Personal für verschiedene Aufgaben

Stellen Sie sich einmal vor, einer Ihrer Messe-Mitarbeiter befindet sich in einem Gesprächstermin mit einem potenziellen Neukunden. Gleichzeitig möchte sich die Laufkundschaft über Ihr neues Produkt informieren. Diese Besucher dürfen Sie natürlich auch nicht vernachlässigen. Ein vereinbartes Gespräch mit einem Kunden zu unterbrechen, um sich anderen Aufgaben zu widmen, wirkt unprofessionell und unhöflich. Deswegen sollten Sie, je nachdem, wie groß Ihr Stand ist und welche Ziele Sie verfolgen, für ausreichend Personal sorgen. Ein Mitarbeiter sollte stets dafür zuständig sein, die Laufkundschaft anzusprechen und gegebenenfalls Gesprächstermine vereinbaren. Ausreichend Personal bedeutet auch, dass Sie die Aufgaben gut verteilen können und die richtigen Personen für die Messegespräche einsetzen können. Die obenstehenden „Anforderungen an das Standpersonal“ sollten Sie bei der Auswahl Ihrer Messe-Mitarbeiter beachten.

Laden Sie sich hier die Liste herunter.

Häufig werden fehlende Experten durch unwissende Hostessen am Stand ersetzt. Planen Sie lieber Mitarbeiter ein, die nicht ausschließlich im Sales arbeiten, sondern sich in der Materie auskennen. So wird zumindest das erste Informationsbedürfnis erst einmal befriedigt. Bei herausfordernden Fragen können diese Mitarbeiter immer noch einen späteren Gesprächstermin vereinbaren.

Verinnerlichen Sie die Struktur des Messegesprächs

Für Verkaufsgespräche ist die Anwendung eines speziellen Schemas hilfreich. So können Sie vermeiden, dass das Messegespräch unstrukturiert auf Ihren Gesprächsteilnehmer wirkt. Darüber hinaus dient eine spezielle Fragetechnik, die sogenannte SPIN-Selling-Methode, dazu, die Bedürfnisse des potenziellen Kunden zu ermitteln. Die SPIN-Selling-Methode geht auf den Briten Neil Rackham zurück und basiert auf einer der größten jemals umgesetzten Studien zur Vertriebseffektivität. Die Methode unterscheidet die folgenden vier Stufen von Fragen:

S = Situationsfragen

P = Problemfragen

I = Implikationsfragen

N = Nutzenfragen

Zu Beginn des Gespräches werden mit den Situationsfragen Hintergründe zu der Situation des Interessenten erfragt. „Wie viele Mitarbeiter beschäftigen Sie zurzeit?“ ist solch eine Frage. Es geht also zunächst um Fakten und Zahlen. Diese Fragen müssen geklärt werden, aber achten Sie während des Messegespräches darauf, dass Sie Ihren Gesprächspartner mit diesen Fragen nicht langweilen. Die im zweiten Schritt zu stellenden Problemfragen sind meist viel bedeutender für Ihr Gegenüber. Erst wenn Sie dessen Wünsche, Schwierigkeiten und Probleme kennen, können Sie zeigen, wie Ihr Produkt zu der Lösung beitragen kann. Diese Informationen sind für den potenziellen Kunden wichtig, da ihm ein Lösungsansatz aufgezeigt wird. Mit den Implikationsfragen finden Sie heraus, welche Konsequenzen und Effekte das Problem für den Interessenten hat. So werden die negativen Folgen bei einer Nicht-Entscheidung für Ihr Produkt aufgezeigt. Die Nutzenfragen sollen den Nutzen einer Lösung, also die positiven Auswirkungen, aufdecken. Hier wird der ausdrückliche Bedarf heraus gearbeitet. „Warum finden Sie diese Lösung hilfreich?“ wäre zum Beispiel solch eine Nutzenfrage.

Tipp: Stellen Sie viele Fragen, um den potentiellen Kunden selber darauf zu bringen, wieso sich das Produkt lohnt. Darüber hinaus sollten Sie zusätzliche Informationen zu den Produkten in das Gespräch einstreuen. Konzentrieren Sie sich eher auf die Lösung, welche die Produkte bewirken, als auf einzelne Features hinzuweisen.

Situationen im Workshop durchspielen

Eine gute Vorbereitung schließt ein Messetraining oder -coaching ein. Sobald Sie Ihr Standpersonal ausgewählt haben, ist es ratsam, einen Workshop zu organisieren. Darin können Sie die Messegespräche mit Ihrem Personal üben und ganz konkrete Situationen durchspielen.

Situation 1: Jeder Standmitarbeiter ist in einem Gespräch und ein weiterer Besucher kommt an die Messetheke, um sich zu informieren.

Ignorieren Sie in solch einer Situation auf keinen Fall den Besucher. Wenn es die Situation zulässt, dann holen Sie sich die Zustimmung von Ihrem Gesprächspartner und unterbrechen das Gespräch kurz. Begrüßen Sie den Besucher und bieten Sie ihm Informationsmaterial an. Wenn dieser nicht warten möchte, vereinbaren Sie gleich einen anderen Gesprächstermin und vergessen Sie nicht, die Visitenkarten auszutauschen.

Situation 2: Ein Besucher betritt Ihren Stand und Sie möchten mit ihm ins Gespräch kommen.

Lassen Sie ihm zunächst genügend Zeit, sich umzusehen und bleiben Sie aufmerksam im Hintergrund. Wenn Sie Interesse signalisiert bekommen, dann beginnen Sie ein Gespräch mit einer situativen und offenen Frage. Gehen Sie beispielsweise auf das Exponat ein, dass sich der Besucher anschaut und fragen Sie, nach welchen Informationen oder Details er sucht.

Situation 3: Ein Besucher ist sehr kritisch und hat viele Bedenken und Einwände.

In dieser Situation sollten sie ruhig, selbstsicher und verständnisvoll reagieren. Interesse signalisieren Sie, indem Sie Nachfragen zu den Einwänden stellen und dem Besucher den Nutzen des Produktes erläutern.

Situation 4: Während eines Gesprächs kommt der Besucher auf das Produkt Ihrer Konkurrenz zu sprechen.

Sprechen Sie niemals schlecht über die Konkurrenz und nutzen Sie das Gespräch eher, um den Unterschied zu Ihrem Produkt klar zu kommunizieren. Ihr Standpersonal sollte sich bestens mit der Konkurrenz auskennen.

Briefen Sie Ihr Standpersonal

Aus den oben beschriebenen Situationen wird deutlich, wie essentiell ein umfassendes Wissen für Ihr Messepersonal ist. Deswegen sollten Sie Ihre Mitarbeiter sowohl im Vorfeld als auch während der Messe briefen, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Klären Sie dabei alle Fragen und Einwände. Ihre Mitarbeiter erhalten vor der Messe alle wichtigen Basisinformationen zur Messe sowie den Messezielen und -botschaften.

Laden Sie sich hier die obenstehende Liste herunter. Dies sind Punkte über die Ihre Messemitarbeiter unbedingt informiert sein müssen.

Zudem sind alle Informationen über das eigene Unternehmen, die Produkte oder die Dienstleistung sowie Hintergrundinformationen zum Wettbewerb notwendig. Darüber hinaus besitzt Ihr Standpersonal Kenntnisse von allen Terminen und Veranstaltungen am Stand. Auch wichtige Kontaktnummern sowie die internen Meetings sind allen bekannt. Ein kurzes schriftliches Briefing mit allen relevanten Informationen ist eine wertvolle Unterstützung für Ihr Messepersonal. Halten Sie zudem täglich vor oder nach der Messe ein Meeting ab und nutzen Sie das persönliche Briefing dazu, um Ihr Team zu motivieren. Eine positive Ausstrahlung trägt ebenfalls zum Erfolg des Messeauftritts bei.